Как перейти с штатного бухгалтера на аутсорсинг: пошаговая инструкция

Если вы задумались о передаче бухгалтерии на аутсорсинг, значит, ищете способ снизить затраты, избежать ошибок в учете и освободить время для развития бизнеса. Переход с штатного бухгалтера на аутсорсинг требует подготовки, но сам процесс можно организовать быстро и без лишнего стресса.

Компания «Формула. Аутсорсинг бухгалтерии» рассказывает, как правильно перейти на аутсорсинг бухгалтерских услуг в 2025 году.

Почему аутсорсинг бухгалтерии выгоднее штатного специалиста?

Прежде чем переходить к инструкции, разберемся, зачем вообще менять привычную схему работы.

• Экономия на зарплате и налогах. Штатный бухгалтер — это не только оклад, но и страховые взносы, отпускные, больничные. Аутсорсинговая компания берет фиксированную плату, и вам не нужно беспокоиться о дополнительных расходах.
• Профессионализм и ответственность. Ошибки в учете могут привести к штрафам или блокировке счета. Аутсорсинговая компания несет ответственность за свою работу и следит за изменениями в законодательстве.
• Гибкость. Если бизнес растет или, наоборот, сокращается, вам не придется искать нового бухгалтера или сокращать штат. Достаточно скорректировать тариф у аутсорсинговой компании.

Теперь перейдем к пошаговому плану перехода.

Шаг 1. Оцените текущую ситуацию

Прежде чем увольнять штатного бухгалтера, проанализируйте:

• Какие задачи он выполняет (начисление зарплаты, сдача отчетности, работа с первичными документами и т. д.).
• Какие программы использует (1С, БухСофт и другие).
• Есть ли у компании долги перед бюджетом или не сданные отчеты.

Это поможет аутсорсинговой компании понять объем работы и предложить подходящий тариф.

Шаг 2. Выберите аутсорсинговую компанию

Не все поставщики бухгалтерских услуг одинаковы. Обратите внимание на:

• Опыт работы. Компания должна разбираться в нюансах вашей сферы (ООО, ИП, УСН, ОСНО и т. д.).
• Отзывы и репутацию. Проверьте, нет ли жалоб на качество услуг.
• Техническую оснащенность. Убедитесь, что компания работает в актуальных бухгалтерских программах и следит за изменениями в законодательстве.

«Формула. Аутсорсинг бухгалтерии» работает с разными видами бизнеса и гарантирует прозрачность в сотрудничестве.

Шаг 3. Подготовьте документы для передачи

Чтобы новый бухгалтер мог сразу приступить к работе, потребуются:

• Учредительные документы (Устав, выписка из ЕГРЮЛ/ЕГРИП).
• Данные о текущем состоянии учета (остатки, открытые периоды в программе).
• Доступы к электронным сервисам (личный кабинет налогоплательщика, банк-клиент).
• Договоры с контрагентами, кадровые документы (если ведется кадровый учет).

Важно: перед передачей документов убедитесь, что штатный бухгалтер сдал всю отчетность и закрыл текущие периоды.

Шаг 4. Уведомите штатного бухгалтера

Если бухгалтер работает по трудовому договору, его нужно уволить по соглашению сторон или в связи с сокращением штата. Не забудьте:

• Выплатить компенсацию (если она предусмотрена).
• Запросить у него все пароли и доступы.
• Получить завершенные документы и отчеты.

Шаг 5. Настройте взаимодействие с аутсорсинговой компанией

После подписания договора важно наладить процесс работы:

• Определить, кто в вашей компании будет отвечать за передачу документов.
• Назначить ответственного за связь с бухгалтером на аутсорсинге.
• Установить сроки сдачи отчетности и порядок согласования операций.

Хорошая аутсорсинговая компания сама напомнит о важных сроках и запросит нужные документы.

Шаг 6. Контролируйте процесс первое время

Первые месяцы стоит проверять, как идет работа:

• Своевременно ли сдается отчетность.
• Нет ли вопросов от налоговой.
• Все ли документы передаются вовремя.

Если возникают сложности, их лучше решать сразу.

Вывод: аутсорсинг бухгалтерии — это просто

Переход на аутсорсинг бухгалтерии не требует кардинальных изменений в бизнесе. Главное — выбрать надежного партнера и правильно передать документы.

Компания «Формула. Аутсорсинг бухгалтерии» возьмет на себя все заботы по учету, а вы сможете сосредоточиться на развитии бизнеса. Оставьте заявку, и мы поможем организовать плавный переход без ошибок и переплат.